Как закрыть табель за месяц за 10 минут

1-го числа месяц уже посчитан. Осталось проверить пару клеток и нажать «Скачать».

Раздел «Табель» строится из тех же смен, что видны в «Сменах»: часы по дням уже стоят, когда открывается месяц. Руководителю остаётся отметить то, что система сама знать не может — отпуска, больничные, ставки, — и выгрузить файл. Ниже — реальные шаги, а не общие слова про «автоматизацию».

Шаг 1. Откройте табель за нужный месяц

Раздел «Табель» показывает сотрудников по строкам и дни месяца по столбцам. Часы за каждый день система подставляет сама — по времени открытия и закрытия смены, с вычетом перерывов. Стрелками рядом с датой переключаете любой месяц: отметки и разовые суммы хранятся отдельно по каждому, так что открыть август, поправить что-то и вернуться к сентябрю можно без последствий для текущих данных.

Шаг 2. Отметьте то, что система не может знать сама

Явку ставить не нужно — она считается по фактическим сменам, руками её «включить» нельзя. А вот отсутствие по уважительной причине видно только руководителю, поэтому клик по клетке открывает список отметок:

• ОТ — отпуск;
• Б — больничный;
• К — командировка;
• У — учёба;
• РП — простой по вине работодателя (оплачивается по ст. 157 ТК РФ);
• ПР — прогул;
• НН — неявка без выясненной причины.

Отметка не начисляет часы сама по себе — она только объясняет пустую клетку. Если человек в этот день фактически работал (например, объект был без интернета), это отдельное действие в «Сменах»: смена засчитывается вручную и попадает в табель как обычная.

Шаг 3. Проверьте ставки, доплаты и переработку

Норма часов на месяц берётся из графика, если он ведётся, — план всегда точнее, чем фиксированное число. Переработка считается сама и видна сразу, а не когда сотрудник придёт её оплачивать. Ставка применяется по порядку: сначала личная у сотрудника, если её нет — ставка объекта, если и её нет — общая по компании; можно платить почасово или за смену. Ночные, праздничные и сверхурочные часы, если доплаты по ТК включены в настройках, добавляются по коэффициентам ТК РФ отдельной суммой — свои коэффициенты тоже можно задать.

Шаг 4. Добавьте премии и удержания — с причиной

Разовая сумма за месяц — премия, аванс, компенсация, удержание за инвентарь — вводится отдельной строкой на сотрудника. Причину указать обязательно: без неё через полгода никто не вспомнит, за что была снята тысяча рублей. Штрафовать сотрудников напрямую Трудовой кодекс не разрешает (ст. 192) — такую сумму оформляют как снижение премии и закрепляют в положении об оплате труда.

Шаг 5. Скачайте Т-13 или сводку в Excel

Кнопка «Скачать» строит файл из тех же данных, что уже на экране, — расхождений между табелем и выгрузкой не бывает, потому что источник один. На выбор — сводка в Excel по сотрудникам и объектам или готовая форма Т-13 для бухгалтерии.

Сколько это занимает на самом деле

На компанию из 8–10 человек типичное закрытие месяца — 10–15 минут: пробежать взглядом по клеткам, отметить пару отпусков и больничных, проверить переработку у тех, кто выбивается из графика, нажать «Скачать». Чем меньше исключений в месяце, тем быстрее — иногда буквально минута на подтверждение и клик.

Что табель не считает

Суммы в разделе — справка для руководителя: ставка × часы (или смены) плюс доплаты, минус удержания. НДФЛ, страховые взносы, отпускные и больничные пособия ГеоТабель не рассчитывает — это остаётся за бухгалтером и учётной программой, которая примет выгруженный Т-13.

Частые вопросы

На каком тарифе доступен табель?

На «Старте» и «Команде», а также в первые 14 дней после регистрации — тогда доступен весь функционал «Команды». На бесплатном тарифе раздела нет.

Как учитываются ночные, праздничные и сверхурочные часы?

Доплаты по ТК включаются переключателем в настройках оплаты. Если включены, ночные (22:00–06:00), праздничные и сверхурочные часы добавляются отдельной суммой по коэффициентам ТК РФ; свои коэффициенты можно задать вместо стандартных. Выключено — табель считает все часы по обычной ставке.

Совпадают ли цифры на экране с файлом Т-13?

Да. Экран табеля и выгрузка Т-13 строятся из одного и того же расчёта, поэтому расхождений между тем, что видит руководитель, и тем, что получает бухгалтер, не бывает.

Что если сотрудник работал, но забыл открыть смену?

Например, на объекте не было интернета. В разделе «Смены» такую смену можно засчитать вручную — она появится в истории и попадёт в табель и отчёты как обычная отработанная смена.

Считает ли ГеоТабель НДФЛ и страховые взносы?

Нет. Сумма к начислению — это ставка × часы или смены, доплаты по ТК, премии и удержания. НДФЛ, взносы, отпускные и больничные пособия рассчитывает бухгалтер по выгруженному табелю Т-13.